Chiunque abbia provato ad utilizzare il telefono allo scopo di fissare appuntamenti con potenziali clienti è incappato in quello che da molti è considerato l’ostacolo più grande: oltrepassare la barriera elevata da segretari (o segretarie), assistenti ecc. Arrivare a parlare al telefono con un potenziale cliente non è  semplice ne immediato.

Gli errori più comuni che si riscontrano tra chi decide di usare questo  sistema per entrare in contatto con dei potenziali clienti sono proprio questi:

* Ignorare il ruolo del segretario/assistente
* Essere sgarbati, considerando il loro lavoro come un impiccio al tentativo di contattare un nuovo cliente
* Cercare di scavalcare la segretaria con bugie o sotterfugi che hanno lo scopo di nascondere il reale scopo della telefonata.
* Millantare l’esistenza di un appuntamento o mentire sul fatto che si conosca già la persona che si sta contattando.

Molte delle tecniche che vengono proposte nei corsi non fanno altro che accentuare questo rapporto conflittuale con segretari ed assistenti.

La maggior parte di queste pseudo tecniche variano dai semplici giochini verbali, passando per gli script preconfezionati per arrivare a palesi tentativi di manipolazione. Appare evidente perché queste modalità non funzionino e siano addirittura controproducenti. Un approccio sostenibile, al contrario, non può prescindere dal fatto che gli assistenti sono assunti e pagati esattamente a questo scopo:

* Permettere all’imprenditore di risparmiare tempo.
* Proteggere il budget.
* Creare e mantenere una agenda.
* Filtrare i contatti generando priorità.

Alla luce di questo, atteggiamenti come: temporeggiare per fissare un appuntamento, negare la presenza del principale in ufficio, chiedere di mandare informazioni solo tramite la posta tradizionale hanno perfettamente senso. Rifiutarsi di accettare la presenza di questo intermediario, cercare di utilizzare le “maniere forti” per eluderlo ha sempre l’effetto contrario: il rifiuto.

Chi considera il lavoro dell’assistente come un intralcio manca di considerare che chi è assegnato a quel compito è giudicato e valutato esattamente sulla base della capacità che dimostra nel risparmiare tempo, semplificare l’agenda e rendere la vita più semplice al suo superiore. Per svolgere adeguatamente questo compito, la segretaria è investita di poteri decisionali, criteri di scelta e valutazione ed  autonomia di decisione.

Considerare segretari ed assistenti come impedimenti e/o ostacoli riflette in profondità un atteggiamento dalle radici conflittuali. Riconoscere il ruolo e le responsabilità che questo lavoro comporta, al contrario può divenire l’elemento chiave che consente di entrare in contatto con i decisori finali.

2017-05-18T20:45:21+00:00 Tags: |